Surat Menyurat

KORESPONDENSI BISNIS

Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondenti(Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat biasa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail). E-mail menggunakan alat bantu komputer yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima mampu menyebar e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mail. Penggunaan e-mail mengalami perkembangan yang cukup dramatis sebagai media komunikasi modern karena mampu menyebarkan informasi dalam waktu singkat ke berbagai wilayah yang berjauhan. Walaupun demikian, keberadaan e-mail ternyata belum mampu menggeser surat-surat konvensional yang terkenal murah. Jadi e-mail hanyalah alternatif komunikasi yang melengkapi kegiatan surat-menyurat. Tipe korespondensi ada dua, yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi internal. Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh suatu lembaga dengan pihak luar lembaga sedangkan Korespondensi interenal, yaitu hubungan surat-menyurat yang dibuat suatu lembaga kepada karyawan atau dewan direksi lembaga tersebut.

Fungsi Surat Bisnis

Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:

1.      Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis dapat berfungsi sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya: objektifitas, sistematika, kesederhanaan, dan kemudahan dipahami (kejelasan).

2.      Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya: surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pangaduan (klaim).

3.      Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis.

4.      Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.

5.      Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat penggabungan usaha (merger).

6.      Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.

Bagian Surat

Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :

1.      Kepala surat (kop surat) Kepala surat surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi: Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi, Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web. Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan  

2.      Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat kadang-kadang cepat sampai ke tujuan, tetapi kadang-kadang juga lambat. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima akan mengetahui berapa lama surat itu dalam perjalanan.

3.      Nomor, lampiran, dan hal atau perihal Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut

4.      Nama dan alamat yang dituju Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun nonakademis secara benar ejaannya.  

5.      Salam pembuka dan paragraf pembuka Salam pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikannya.

6.      Isi surat Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

7.      Salam penutup dan paragraf penutup Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek (hormat), sopan, atau etika berkirim surat.

8.      Tanda tangan, nama jelas dan jabatan Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga atau organisasi. Setelah surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut.

9.      Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy) Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat.

10.  Inisial Inisial, yang disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membantu konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah.

Bentuk – Bentuk Surat

Adapun yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada Berbagai bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block Style, Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style, Semi Block Style.

1.      Bentuk Lurus (Block Style) Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri,

2.      Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung),

3.      Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri,

4.      Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri.

5.       Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam.

6.      Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Yang membedakan bentuk Semi Block Styledengan Block Style maupun Full Block Style adalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan berada di sebelah kanan surat,

Contoh Surat Perkenalan Produk : Surat Perkenalan Barang

Contoh Surat Penawaran Barang : Surat Penawaran Barang

Contoh Surat Pengiriman Barang : Surat Pengiriman Barang

https://sesamamahasiswa.blogspot.com/2016/10/makalah-korespondensi-dalam-bisnis.html
http://febrriantti.blogspot.com/2012/03/contoh-surat-penawaran-permintaan.html